Respect de la vie privée

Respect de la vie privée

Date de la dernière révision : 22/04/2021

En mai 2016, le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données est entré en vigueur (ci-après « règlement général de protection des données » ou « Règlement »). Il est applicable depuis le 25 mai 2018. Ce Règlement vous offre plus de droits et renforce la protection de vos données. Ainsi les traitements de données à caractère personnel ne peuvent se fonder que sur les bases juridiques telles que définies par le règlement général de protection des données : l’exécution du contrat et la prise de mesures précontractuelles avant la conclusion du contrat, le consentement de la personne concernée, l’obligation légale et l’intérêt légitime du responsable de traitement constituent des fondements de traitement autorisés par le Règlement. En outre, vos données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne peuvent être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.

A la suite de cette nouvelle réglementation, Amonis a procédé à une révision de sa Notice Vie Privée. La Notice Vie Privée est mise à jour chaque année. Il est possible que la présente Notice Vie Privée soit élargie ou mise à jour à l’avenir, par exemple en cas de nouveaux développements. C’est pourquoi nous vous recommandons de consulter régulièrement cette Notice Vie Privée.
Vous trouverez ci-dessous comment nous traitons vos données et les droits mis à votre disposition.

Sujets :

À qui s’adresse notre Notice Vie Privée ?

Cette politique s’applique à tous nos affiliés, anciens affiliés et bénéficiaires ainsi qu’aux personnes que nous prospectons, qui visitent nos sites web ou qui marquent un intérêt pour nos produits ou services.

Qui traite mes données ?

Amonis est le responsable de traitement, cela signifie qu’Amonis détermine les finalités et les moyens de traitement des données personnelles. Par  la dénomination « Amonis » nous entendons Amonis OFP, Amonis SRL et Amonis SA. Vous pouvez nous contacter par courrier à Amonis, Service Privacy, Place de Jamblinne de Meux 4 à 1030 Bruxelles. Vous pouvez nous contacter par email à privacy@amonis.be.

Quelles sont les données traitées par Amonis ?

Selon votre statut auprès d’Amonis (candidat-affilié, affilié ou bénéficiaire) et le type de contrat, Amonis pourra être amené à traiter les données suivantes : 

  • vos données d’identification personnelles (nom, prénom, numéro de registre national, signature…)
  • vos données d’identification émises par les services publics autres que le numéro de registre national (numéro INAMI,…)
  • votre numéro de registre national ; 
  • vos données de contact (adresse postale, …)
  • vos données d’identification électroniques (adresse email,…)
  • vos données d’identification financière (compte bancaire, communication structurée,…);
  • vos moyens financiers (par exemple : vos  revenus pour calculer la règle des 80% pour le produit EIP) ;
  • vos données relatives à vos activités professionnelles (votre statut professionnel, votre profession,…);
  • vos données relatives à votre parcours académique ( par exemple : votre année de promotion et l’université que vous avez fréquentée) ; 
  • vos données médicales, y compris la santé physique et la santé mentale ;
  • vos habitudes de vie ;
  • vos loisirs et intérêts;
  • vos caractéristiques physiques et psychologiques;
  • les données relatives à votre contrat (numéro client, type de contrat,…) les données relatives à la pension (date de prise de la pension,…)
  • les plaintes, incidents ou accidents déclarés auprès d’Amonis ;
  • vos mandats publics détenus  dans le cadre de la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
  • vos besoins et exigences en terme d’assurance dans le cadre de nos activités de courtage :
  • la composition de votre ménage (par exemple : votre état civil, désignation nominative de bénéficiaires) ;
  • les données judiciaires en cas de litige. 

Nous collectons ces données lors de votre affiliation ou lorsque vous remplissez un formulaire pour être contacté par nos services. Nous recevons également des données d’autres sources telles que les autorités de police, les autorités judiciaires, l’INAMI ou l’ASBL Sigedis qui nous informe en cas de changement de données concernant un affilié ou un bénéficiaire (par exemple : un changement d’adresse ou la date de prise de pension légale).

Si vos données nous sont fournies par une personne tierce, nous vous informons, lors de la première prise de contact avec vous, des droits dont vous disposez et de la source qui nous a fourni vos données. Nos partenaires s’engagent à recevoir votre consentement avant de procéder au transfert de données. 

Comment mes données sont-elles traitées ?

Conformément au règlement général de protection des données, nous traitons les données de l’affilié, du bénéficiaire et du candidat-affilié sur base des fondements de traitement suivants : 

  • En cas d’offre : l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (par exemple : simulation PLCI pour un candidat affilié ou affilié) ;
  • Dans le cadre de votre affiliation : l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande et l’intérêt légitime d’Amonis de vérifier votre identité au moyen de votre carte d’identité ;
  • Dans le cadre de la gestion de votre contrat  : l'exécution du contrat auquel vous êtes partie et en vertu des obligations légales applicables en la matière (par exemple : l’obligation de reporting auprès de l’ASBL Sigedis) ;
  • Dans le cadre du financement de projet immobilier via la pension complémentaire : l’exécution du contrat auquel vous êtes partie et en vertu des obligations légales applicables ;
  • Dans le cadre du paiement des impôts et taxes : conformément aux obligations légales applicables ;
  • Envoi de la newsletter à nos membres : sur base de l’intérêt légitime d’Amonis qui est d’informer ses membres sur la pension complémentaire et les services d’Amonis ;
  • Dans le cadre de l’envoi du cachet professionnel : vos données de contact sont traitées et envoyées à notre sous-traitant sur base de votre consentement ;
  • Dans le cadre de la gestion du contrat Revenu Garanti : vos données médicales sont traitées uniquement sur base de votre consentement explicite ;
  • Dans le cadre du marketing direct : sur base de l’intérêt légitime d’Amonis à promouvoir ses services auprès de ses clients et pour développer son activité économique. Si vous êtes candidat affilié, votre consentement vous sera demandé avant tout envoi de courrier publicitaire ou prise de contact. ;
  • Session d’information à destination des futurs pensionnés : les données de contact sont traitées par Amonis sur base de l’intérêt légitime afin d’informer ses membres de la tenue d’une session d’informations ;
  • Reporting auprès des autorités : les données relatives au contrat sont traitées et transmises par Amonis afin de se conformer aux obligations légales ;
    Évènements ponctuels organisés : l’inscription des membres (et de leurs partenaires) se fonde sur le consentement du membre ; 
  • Publicité ciblée sur les réseaux sociaux : les données sont traitées sur base de l’intérêt légitime d’Amonis qui est de faire de la publicité ciblée sur les réseaux sociaux vis-à-vis de personnes non affiliées qui présentent des caractéristiques avec notre public-cible ; 
  • Organisation de concours : les données sont traitées sur base du consentement du candidat-affilié et/ou de l’affilié ;
  • Lutte contre le blanchiment de capitaux et analyse des exigences et besoins : nous sommes tenus de vous demander et de vérifier certaines d’informations afin de se conformer aux législations applicables ; 
  • Lutte contre la fraude et les infractions : sur base de l’intérêt légitime d’Amonis qui est de vous assurer le meilleur service. Nous veillons à préserver un juste équilibre entre les nécessités de traiter les données et le respect de vos droits et libertés, notamment la protection de la vie privée ;
  • Dans le cadre d’une visite dans les bâtiments d’Amonis : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes d’Amonis. La mise en place de caméra de surveillance permet à Amonis de contrôler les points d’accès aux bâtiments et au site. La vidéo- surveillance est limitée aux zones accessibles au public (les entrées du parking et des immeubles), un panneau d’avertissement est apposé près des différentes caméras de surveillance afin d’informer les personnes présentes de la surveillance. Les images sont conservées pendant 30 jours maximum.
  • Nomination et renouvellement des membres du Conseil d’administration et/ou de l’Assemblée Générale: ce traitement est nécessaire afin de se conformer aux obligations légales. 

Pourquoi avez-vous besoin de mes données ?

Vos données sont utilisées pour les finalités suivantes :

  • la gestion des mesures précontractuelles prises à votre demande (simulation, offre et calcul de
  • la règle des 80%) ;
  • la gestion de votre contrat ;
  • la gestion des affiliés;
  • la gestion des cotisations ; 
  • la gestion des contrats Revenu Garanti (données médicales) ;
  • le paiement des impôts, taxes et contributions sociales ;
  • la lutte contre la fraude et les infractions ;
  • la gestion des candidats affiliés ;
  • le marketing direct ;
  • la gestion des bénéficiaires que vous avez désignés ;
  • la gestion du contentieux éventuel ;
  • si applicable, la gestion des avantages sociaux INAMI ;
  • si applicable, l’enregistrement et l’administration des administrateurs et membres de l'Assemblée Générale ;
  • la promotion de nos produits ;
  • le service de courtage.

Est-ce que mes données sont vraiment indispensables ?

Vos données personnelles vous sont expressément demandées car celles-ci sont nécessaires afin d’assurer la bonne gestion de votre contrat. Sans ces données, nous ne pourrions vous assurer un service de qualité et nous serions dans l’impossibilité d’accepter la conclusion du contrat ou de fournir nos services.

J’ai un contrat Revenu Garanti, que faites-vous des données relatives à ma santé ?

Nous traitons vos données de manière confidentielle. Ainsi l’accès à vos données est strictement limité et sécurisé.

Les données que vous nous avez fournies dans le questionnaire médical sont traitées par la Commission Médicale afin d’évaluer le risque d’assurance, et ce tant pour accepter la couverture que pour déterminer la prime et l’étendue des garanties. Il en va de même en cas de sinistre ; vos données médicales ne sont traitées que pour définir la prestation qui vous est due. Elles peuvent être également traitées dans le cadre de l’intérêt légitime d’Amonis dans le cadre de la lutte contre la fraude et en cas de litige. Vos données ne seront aucunement traitées à d’autres fins que dans le cadre de votre contrat Revenu Garanti.

Vos données sont traitées sur base de votre consentement explicite.  Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans devoir fournir de motif.  Notez cependant que le retrait de votre consentement pourra rendre impossible la conclusion et/ou la bonne exécution de votre contrat. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait. Vos données médicales peuvent être également traitées en cas de litige sur base de l’article 9, 2, f) du règlement. 

Dans le cadre de votre contrat Revenu Garanti, vos données pourront être transmises aux médecins de l’auditeur interne, à la Commission Médicale, aux médecins-contrôle et au réassureur. Conformément aux obligations légales applicables, elles peuvent être communiquées aux autorités et aux avocats en cas de litige. 

Est-ce que mes données sont utilisées à des fins de marketing direct ?

Par le terme marketing direct, nous entendons les actions commerciales d’une entreprise vers ses clients, mais également toutes les actions de communication envers des clients potentiels.

Afin de vous envoyer les offres qui sont intéressantes pour vous et qui sont adaptées à vos besoins, nous utilisons vos données personnelles pour le profilage et la prise de décision basée sur le profil généré dans le cadre de la prospection. Nous n’utilisons en aucun cas des données relatives à la santé pour le profilage. Le profilage se limite aux données d’identification personnelles et aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n’est prise.

Nous traitons vos données à des fins de marketing direct afin de promouvoir nos services qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement. Si vous êtes un candidat affilié, vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment.
Comment faire ?

Communiquez-vous mes données personnelles à des tiers ?

Les données collectées par Amonis sont transmises à certains de nos partenaires privés (imprimeur externe, banques, bureaux de marketing et de communication, avocats, fournisseur de cachet professionnel) et aux autorités publiques en vue de nous conformer à nos obligations légales telles que les autorités judiciaires et de police, les entités de la sécurité sociale, le SPF Finances, le Service Fédéral des Pensions, Sigedis ou l’INAMI pour vos avantages sociaux.

Nos partenaires privés sont liés contractuellement avec Amonis. Les données transmises à nos sous-traitants se limitent aux données nécessaires à l’exécution de leur mission et ils sont tenus de respecter des mesures techniques et organisationnelles de protection des données personnelles.

Les données personnelles peuvent également être transmises à d'autres sociétés et à des sous-traitants à des fins de marketing direct dans le but d'améliorer la connaissance des clients et des prospects communs, de les informer de nos activités, produits et services et de leur envoyer des offres commerciales.

Dans le cadre de nos activités de courtage, vos données seront transmises auprès des entreprises d’assurance ou la caisse d’assurances sociales auprès desquelles vous avez conclu un contrat. 
Dans le cadre du contrôle de nos activités, vos données peuvent être envoyées auprès de nos fonctions-clés (auditeur, actuaire, compliance et gestion des risques) et au commissaire. Ces fonctions sont strictement réglementées par loi. Les données transmises se limitent à ce qui est nécessaire au contrôle. 

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des sous-traitants avec qui nous travaillons régulièrement. Ils sont classés par catégorie de sous-traitant, le fondement et les finalités du traitement. 

Catégorie de sous-traitantFondement de traitementFinalités du traitement
Autorités publiquesObligation légaleReporting auprès des autorités, contrôle effectué par les autorités, gestion des avantages sociaux INAMI
Entreprises d’assurancesDans le cadre de l’exécution des mesures précontractuellesEnvoi des offres conclues auprès de compagnies d’assurances 
Caisse d’assurances socialesDans le cadre de l’exécution des mesures précontractuellesGestion de l’inscription à une caisse d’assurances sociales 
Fonctions-clésObligation légaleExercice des missions de contrôle réglementées
Réviseur d’entrepriseObligation légaleExercice des missions de contrôle réglementées
Imprimeur externeCandidat-affilié : consentement
Affilié : intérêt légitime
Candidat-affilié : prise de contact par voie postale pour promouvoir nos produits et services
Affilié : impression des documents liés au contrat et à la promotion des services et produits Amonis
BanquesDans le cadre de l’exécution du contratGestion des versements en faveur de l’affilié/bénéficiaire
Bureaux de marketing
Agences de communication

Candidat-affilié : consentement
Affilié : intérêt légitime
Candidat-affilié : prise de contact pour promouvoir les produits et services d’Amonis, envoi de la newsletter 
Affilié : organisation d’évènements tels que la session d’information à destination des futurs pensionnés, envoi de la newsletter

AvocatsObligation légaleGestion des litiges
Fournisseur de cachet professionnelConsentement

Confection et envoi du cachet professionnel 



Combien de temps gardez-vous mes données ?

Vos données sont conservées le temps nécessaire pour répondre à la finalité poursuivie et jusqu’à l’extinction du délai de prescription légale, sauf si la loi en dispose autrement. Si vos données ne sont plus nécessaires à la finalité, elles seront supprimées de notre banque de données.

Quels sont les droits que je peux exercer quant au traitement que vous faites de mes données ?

Conformément au règlement général de protection des données, vous disposez des droits suivants :

Le droit d’accès à vos données personnelles : sur demande, vous pouvez obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont :

  • l'accès auxdites données à caractère personnel ;
  • les finalités du traitement;
  • les catégories de données à caractère personnel concernées;
  • les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées ;
  • combien de temps les données sont conservées ;
  • des informations quant aux droits que vous pouvez exercer (le droit de rectification, le droit d’opposition,…) et le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle;
  •  la source des données traitées ;
  •  si les données sont utilisées pour le profilage et la logique sous-jacente.

Le droit d'opposition au traitement de vos données :

  • Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale
  • Vous disposez également du droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière  lorsque ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime d’Amonis : Amonis ne traitera plus les données à caractère personnel, à moins  qu'il n’existe des motifs légitimes et impérieux dans notre chef pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Le droit de rectification de vos données personnelles :  si vos données sont inexactes, incomplètes ou non pertinentes, vous pouvez à tout moment demander de procéder à une rectification.
 
Le droit à l’effacement de vos données: vous pouvez demander de faire supprimer vos données si :

  • Vos données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
  • Si le traitement se fonde sur votre consentement et que vous retirez votre consentement ;
  • Si vous vous êtes opposé au traitement et qu’il n’existe pas dans notre chef de motif légitime impérieux pour le traitement ou ;
  • Si vous vous opposez à un traitement à des fins de prospection commerciale.

Le droit à la limitation du traitement : vous avez le droit d'obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l'un des éléments suivants s'applique:

  • Vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel, le traitement de vos données sera alors limité pendant une durée nous permettant de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel;
  • Le traitement est illicite et vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation;
  • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de vos droits en justice;
  • Vous vous êtes opposé au traitement, le traitement sera alors limité pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis dans notre chef prévalent sur les vôtres.
  • Lorsque le traitement a été limité, les données à caractère personnel ne peuvent, à l'exception de la conservation, être traitées qu'avec votre consentement, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale. Si vous avez obtenu  la limitation du traitement, vous serez informé par Amonis avant que la limitation du traitement ne soit levée.

Le droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies à Amonis, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez également le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque:

  • le traitement des données repose sur votre consentement ou le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat et ;
  • il s’agit d’un traitement automatisé.

Le droit de retrait de son consentement : vous pouvez retirer à tout moment votre consentement portant sur le traitement de données relatives à la santé ou le traitement de vos données à des fins de prospection commerciale. Veuillez noter que le retrait de votre consentement pourra rendre impossible la conclusion et/ou la bonne exécution de votre contrat . Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Je souhaite exercer un de mes droits, qui dois-je contacter ?

Si vous souhaitez exercer un de vos droits, veuillez nous adresser une requête dûment datée et signée, précisant votre demande et accompagnée d'une preuve d'identité, à Amonis, Service Privacy, Place de Jamblinne de Meux 4 à 1030 Bruxelles ou en envoyant un e-mail à privacy@amonis.be.

Et si j’ai une autre question ?

Pour toute autre question relative au traitement de vos données, vous pouvez adresser une demande écrite, signée, accompagnée d’une preuve d’identité, à Amonis, Service Privacy, Place de Jamblinne de Meux 4 à 1030 Bruxelles, ou par courrier électronique à privacy@amonis.be.

Vous pouvez aussi contacter le Délégué à la Protection des Données d’Amonis à l’adresse email suivante : dpo@3headedgiant.be  ou par courrier postal à Data Protection Officer Amonis, Three Headed Giant, Prins Boudewijnlaan 41, 2650 Edegem.

Je ne suis pas content du traitement de mes données, à qui puis-je faire appel ?

Amonis accorde la plus haute importance au traitement de vos données personnelles. Si toutefois vous n’étiez pas satisfait, vous pouvez nous contacter par courrier ou par voie électronique.  Si nous n’avons pas pu régler ensemble votre plainte, vous pouvez contacter l’Autorité de Protection des Données (Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles).

Je n’ai pas de contrat chez vous, comment puis-je demander l’arrêt du traitement de mes données ?

Si vous n’êtes pas membre Amonis et que vous ne souhaitez pas recevoir d’offre de notre part, vos données seront conservées 2 ans après le dernier contact ou dès que vous retirez votre consentement. Pour retirer votre consentement, veuillez nous adresser une requête dûment datée et signée, précisant votre demande et accompagnée d'une preuve d'identité à Amonis, Service Privacy, Place de Jamblinne de Meux 4 à 1030 Bruxelles ou en envoyant un e-mail à privacy@amonis.be.

Est-ce que des données sont traitées lors de ma visite sur vos sites web ? 

Lors de vos visites sur nos site web, des données peuvent être traitées via des cookies. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies

Sur notre site web, vous pouvez utiliser notre module de calcul pour obtenir le montant maximum de  cotisation PLCI. Vos données d’identification et de contact sont traitées par Amonis afin de vous envoyer les coordonnées de paiement. 

Accord entre responsables conjoints de traitement

Conformément à l’article 26 du Règlement, Amonis OFP et Amonis SRL déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement, ils ont signé à cet effet un accord entre responsables conjoints de traitement. L’accord est en vigueur pendant toute la durée du traitement de données personnelles. 

Dans cet accord, il est convenu qu’Amonis SRL veille à recueillir le consentement des personnes concernées.  Lors de la collecte des données auprès des affiliés, Amonis SRL porte à la connaissance des affiliés l’information relative au traitement de leurs données personnelles. En cas de liquidation de la pension de survie, Amonis OFP informera les bénéficiaires du traitement de leurs données personnelles. Les demandes de droits seront centralisées auprès du service privacy d’Amonis OFP qui est le point de contact pour les demandes des candidats-affiliés, membres et bénéficiaires. Le suivi des plaintes déposées par les personnes concernées sont regroupées et traitées par le service privacy.